Обавеза фискалног задржавања према холандском закону

Ажурирано 26. јуна 2023

Када започнете холандски посао, мораћете да се придржавате свих холандских закона који регулишу пословно окружење. Један од таквих закона је такозвана обавеза фискалног задржавања. Ово вам у суштини говори да морате да архивирате своју пословну администрацију на одређени број година. Зашто? Зато што ово омогућава холандским пореским властима да провере вашу администрацију кад год им одговара. Обавеза задржавања пореза је законска обавеза која се примењује на све предузетнике у Холандији. Ако сте навикли да радите са прилично старим фајловима и начинима архивирања ваше администрације, ово може бити прави изазов. Чак постоји велика шанса да, а да то нисте свесни, не поштујете обавезу задржавања.

У суштини, обавеза фискалног задржавања каже да су сви предузетници у Холандији законски обавезни да задрже администрацију своје компаније седам година. Имајте на уму да за неке документе важи рок чувања од седам година, а за друге десет година. Документа такође треба да се чувају на начин који омогућава инспекторима холандских пореских органа да лако провере администрацију у разумном временском периоду. У овом чланку ћемо описати шта обавеза фискалног задржавања значи за вашу компанију, како је можете да се придржавате и на које замке треба пазити.

Информације о обавези фискалног задржавања

Као што смо већ раније објаснили, сви власници холандских предузећа имају законску обавезу да пруже холандским пореским управама могућност да провере администрацију до пре седам година. Ово се односи на основне податке о вашој финансијској потрошњи и заради, као што су главна књига, ваша администрација акција, потраживања и обавезе, администрација куповине и продаје и администрација платног списка. Дакле, сав новац који излази и улази током било које одређене фискалне године, која почиње од 1^st јануара до 31^st децембра. Морате имати на уму да то значи да сваки холандски предузетник мора бити у могућности да прикаже све податке из претходних седам (или десет) година, приликом насумичне провере пореских органа. Случајно значи да могу доћи ненајављено, тако да генерално увек морате бити спремни.

Постоји много могућих разлога да се изврши провера, иако се понекад дешава само као општа ревизија. Пореске власти могу једноставно одлучити да вам је потребна периодична провера, како би се уверили да све радите легално и да ваша администрација буде ажурирана. Ове провере се дешавају насумично, али не баш често. У другим случајевима, углавном постоји јасан разлог зашто се порески органи одлучују да вас провере. На пример, поднели сте пријаве које пореским органима сматрају сумњивим. Или бисте могли да замислите истрагу коју порески инспектор спроводи код неког од ваших добављача, пословног партнера или друге укључене треће стране. Инспектор тада тражи приступ вашој администрацији и види да ли може да открије грешке или неправилности. Због тога књиговође и рачуновође често указују својим клијентима да је веома важно водити добро осмишљену и концизну администрацију.

Не само зато што порески органи могу да дођу и зароне у вашу администрацију, већ и због других погодности посебно за вас и вашу компанију. Ако имате солидну администрацију, онда вам ово пружа увид у ваше финансијске бројке. То се донекле може видети паралелно са кућном књигом: надгледате сав новац који улази и излази. То значи да тачно знате где постоје проблеми, на пример, када трошите више на имовину него што заправо остварујете у профиту. И поред тога што можда није велика шанса да вам инспектор покуца на врата, ипак је паметно да администрација буде у реду. За предузетнике, рачуноводство је такође поуздан извор бројки за доношење информисаних одлука. То значи да је лакше одлучити када инвестирати у нешто ново, за разлику од мањег улагања и зараде више новца током одређеног временског периода. Даје вам општи поглед на профитабилност ваше компаније, што је веома важно ако желите да постигнете истински успех.

Када примењујете период обавезе задржавања од 10 година?

Као што смо укратко поменули горе, редовни период задржавања је 7 година. У неким случајевима, предузетници ће морати да чувају информације и податке неколико година дуже, односно 10 година. Једна од ситуација у којој се примењује ова обавеза продуженог задржавања је када поседујете или изнајмите пословну зграду, или другу врсту пословног простора. Подаци о непокретностима подлежу обавези чувања од десет година, тако да ако поседујете било коју врсту имовине преко своје компаније, подлежете дужем периоду чувања. Исто важи и када ваша компанија пружа, или је укључена у пружање услуга радио и телевизијског емитовања, електронских услуга и/или телекомуникационих услуга, а такође се определила за такозвану ОСС шему (Оне-Стоп-Схоп). Имајте на уму да је заправо потпуно могуће склопити уговоре са пореским органима о одређеним прописима или аранжманима, као што су:

• Колико администрација треба да буде детаљна
• Начин на који се води евиденција
• Чување података осим основних података краће време

Такође чувајте и ажурирајте, ако је применљиво, регистрацију времена „основних података“ за годишњи одбитак пореза на предузетништво. Ово важи и за одржавање добре регистрације километраже. Требало би да га задржите за коришћење приватног аутомобила за посао, или обрнуто: када службени аутомобил користите само за посао, а никада приватно.

Ко тачно треба да држи администрацију?

Једно од првих питања које можете поставити је ко је дужан да држи администрацију најмање 7 година? У стварности, сваки власник предузећа је обавезан да то учини. Није важно колико је ваше предузеће велико или мало: обавеза је на сваком холандском предузетнику. Не морате само да водите администрацију, већ се она мора одржавати на начин који омогућава пореским органима да је провере. Дакле, постоје нека правила и прописи, што значи да ваша администрација мора бити исправна у складу са холандским законом. Ова администрација вам је потребна да правилно поднесете пријаву ПДВ-а и декларацију о снабдевању унутар заједнице (ИЦП), али и да правилно водите своје пословање. Уопштено говорећи, то значи да морате да задржите све оригиналне документе, тако да ћете моћи да их покажете пореском инспектору када он/она изврши проверу.

Ко је ослобођен вођења комплетне евиденције ПДВ-а?

Постоје неки предузетници, који не морају да воде комплетну ПДВ евиденцију:

• Предузетници који испоручују само добра или услуге ослобођене ПДВ-а
• Правна лица која нису предузетници, али имају ПДВ идентификациони број

Додатне административне обавезе

Да ли поседујете компанију која тргује робом са маргином? Тада на вас важе додатне административне обавезе. Шта су маргинална роба? Маргинска роба је углавном коришћена (половна) роба коју сте купили без плаћања ПДВ-а. Под одређеним условима, као маргинална роба могу се сматрати и следеће ставке:

• Уметност
• Антиквитети
• Колекционарски предмети које купујете или увозите са ПДВ-ом.

Шта спада у категорију половних роба?

Половна роба је сва роба коју можете поново користити, било да је након поправке или не. Имајте на уму да је сва роба коју купите од физичких лица увек коришћена, чак и ако никада није коришћена. У коришћена добра спадају и добра која су узгајана у кући или, као у случају коња. Када тргујете робом са маржом, морате да водите евиденцију. То је због чињенице да трговина робом са маргином подлеже општим административним обавезама. Поред тога, различита правила важе за вашу администрацију робе са маргинама. Куповина и продаја маргиналне робе се, наравно, мора чувати у вашој евиденцији. За ову робу постоје две различите методе да се то постигне:

• Ви обрачунавате ПДВ по појединачном добру и пратите куповину и продају по артиклу у својој администрацији. Порески органи ово називају индивидуалном методом.
• ПДВ обрачунавате на укупну профитну маржу у периоду декларисања. Ово називамо методом глобализације.

Оба метода подлежу додатним административним обавезама. Дакле, који метод користите? На ово питање се може одговорити навођењем да од врсте робе зависи коју методу смете да користите. Метод глобализације је обавезан за следеће производе:

• Транспортна средства, као што су аутомобили, мотоцикли, бицикли, мопеди и каравани
• Одећа
• намештај
• Књиге и часописи
• Фото, филмска и видео опрема
• Видео касете, ДВД-ови, музичке касете, ЦД-ови, ЛП-ови итд.
• Музички инструменти
• Апарати за домаћинство
• Електрични уређаји
• Кућни љубимци
• Уметност, антиквитети и колекционарство (под одређеним условима, као што је раније поменуто)

Метод глобализације је такође обавезан за делове, прибор и залихе који се користе у овој роби, јер они чине саставни део саме робе са маргином. Дакле, чак и ако ставите нову издувну цев на свој половни аутомобил, то ће бити део маргиналног добра (аутомобила).

Роба која није квалификована као маргинална роба

Да ли тргујете другом робом осим робом са маргином? То значи да ваша роба није квалификована као коришћена? Затим треба да примените индивидуални метод, за разлику од глобализационог. Метод глобализације вам омогућава да надокнадите негативне профитне марже у односу на позитивне профитне марже. Међутим, ово није дозвољено са индивидуалном методом. У сваком случају, потпуно је могуће затражити од холандских пореских власти да промене методе, кад год верујете да ће вам то одговарати. Само у случају када сте аукционар, или посредник који делује у ваше име као аукционар, не можете применити метод глобализације. Ово може бити због чињенице да аукционар функционише као посредник између купаца и продаваца, па се стога не може посматрати као власник предмета. Такође, можете продати робу са маржом са ПДВ-ом. Можете заправо изабрати да продајете робу са маржом са ПДВ-ом. Шта треба да урадите можете прочитати у својој администрацији под Административне последице при продаји по нормалној шеми ПДВ-а.

Тачна документа која треба да чувате током одређеног временског периода

Као што смо раније поменули, потребно је да чувате све основне податке администрације вашег предузећа у периоду од 7 година, како би порески органи могли да провере податке. Период од 7 година почиње када истекне тренутна вредност било које робе или услуге. Да бисмо могли да објаснимо шта „тренутно“ значи у овом контексту, можемо користити пример уговора о лизингу аутомобила. Замислите да изнајмите аутомобил на период од 3 године. Све док је уговор активан, роба или услуга се сматрају актуелним. Са раскидом уговора, међутим, роба или услуга се у том тренутку више не користе и стога се квалификују као истекли. Исто важи и за ситуацију, када извршите коначну уплату да бисте нешто платили (отплатили). Од тог тренутка морате чувати податке о овој роби или услузи 7 узастопних година, јер тада заправо почиње период чувања. Наравно, желите да знате које документе и које податке ћете морати да архивирате. Основни подаци се уопштено састоје од следећег:

• Glavna knjiga
• Управа акција
• Администрација куповине и продаје
• Администрација потраживања и обавеза
• Администрација платног списка

Поред наведених основних података, потребно је водити рачуна о томе да морате чувати и све матичне податке. Главни подаци се односе на теме као што су информације о вашим дужницима и повериоцима и фајлови са артиклима. Имајте на уму да се све мутације у главним подацима морају након тога пратити.

Правилан начин чувања фактура

Важан део обавезе чувања је специфичан начин на који се подаци примају и чувају. Према законским одредбама које покривају ову област, књиге, документе и носаче података који су важни за опорезивање морате водити на исти начин на који сте их примили. Дакле, у свом првобитном стању, што значи примарно снимање изворних података. То значи да дигитално примљени документ такође треба да се чува дигитално, што у почетку може изгледати контраинтуитивно, јер је физички складиштење података било уобичајено тако дуго. Ово више не важи. На пример, понуду или фактуру коју добијете путем е-поште потребно је сачувати као дигиталну датотеку, пошто је оригинални начин на који сте је примили дигиталан. Према правилима обавезе задржавања, ову понуду или фактуру можете сачувати само дигитално.

Још једна ствар коју треба да урадите је да сачувате извор датотеке коју сте примили, поред дигиталног складиштења сваке дигиталне датотеке. Само чување саме фактуре није довољно, јер порески органи желе да можете да докажете да по пријему фактуру нисте ручно кориговали. Дакле, то схватате тако што не само да чувате саму фактуру, већ и е-пошту у којој је фактура приложена. Ово омогућава инспектору да види да је фактура коју сте сачували као ПДФ или Ворд датотеку заиста иста као она која је првобитно примљена путем е-поште. Подаци у информационом систему, такозвани изведени подаци, морају бити следљиви до изворних података. Овај ревизорски траг је важан услов када је у питању дигитално складиштење администрације. Такође вам је дозвољено да тражите идентификацију од својих купаца. Оно што није дозвољено, према ГДПР правилима, међутим, јесте да се овај облик идентификације копира и, на пример, чува у администрацији. Ово је дозвољено само у случајевима када је то обавезно, на пример када запошљавате запосленог или људи морају да докажу свој идентитет да би постали претплатник (неких) услуга које нудите.

Исправан начин одржавања физичке администрације

Рачун или други документ који добијете поштом на папиру, а који се мора чувати, можете заправо дигитализовати и дигитално ускладиштити према пореским органима. Дакле, у суштини, замењујете изворну датотеку, која је фактура на папиру, дигиталном датотеком. Ово се зове конверзија. Али имајте на уму да у овом сценарију такође морате да задржите оригиналну датотеку, као што смо горе поменули, током правно обавезујућег периода. Када дигитализујете, постоје неки важни фактори о којима бисте требали бити обавештени. Власници предузећа често дигитализују скенирањем фактура, фотографисањем докумената или коришћењем алата за дигитализацију који је повезан са њиховим рачуноводственим програмом, који се такође назива „скенирај и препознај“. Само овим последњим начином дигитализације могуће је не само лакше дигитализовати рачуне, већ и по правилној процедури.

У брошури о обавези задржавања, холандска пореска управа се позива на услове које конверзија мора да испуни. Овде је важно да се безбедносне карактеристике оригиналног документа не изгубе. То значи да увек чувате папирне рачуне физички (у папирном облику) у периоду од седам година. Пореским властима је тешко да провере аутентичност потврда о плаћању готовином. С друге стране, постоје и примери рачуноводствених кућа које су о томе склопиле договоре са пореским органима. На пример, канцеларије су заједно добиле дозволу за све своје клијенте да чувају физичке рачуне у дигиталном облику, тако да више не морају ништа да држе на папиру. Паметно је да ви, као предузетник, истражите своје могућности и евентуално разговарате са пореским органима о својим конкретним жељама. Често су вољни да буду флексибилни и помогну вам на одређене начине, све док све одржавате чистим, транспарентним и легалним.

Одговарајући начин складиштења дигиталних података

Постоји неколико начина за правилно складиштење дигиталних података. Најважнији услов је, наравно, да се подаци морају чувати 7 (или 10) година. Да ли чувате све своје податке и радите на свом серверу? Затим холандски фискални закон налаже да морате да имате добру процедуру резервне копије, док такође морате доследно да обављате ове резервне копије. Поред тога, ове резервне копије морају бити ускладиштене на другој локацији, а не на локацији на којој се налази дигитална администрација. У ту сврху можете, на пример, да користите екстерни чврсти диск. Такође је дозвољено и могуће да се одлучите за решење у облаку за складиштење ваших података. Да ли сте знали да рачуноводствени софтвер заснован на облаку има многе предности, као што су следеће: 

• Ви и ваш књиговођа или рачуновођа можете приступити подацима са било ког уређаја
• Ваши подаци се чувају и не могу се изгубити или оштетити ако се рачунар или други уређај сруши
• Можете се информисати и управљати својом компанијом на основу стварних тренутних података
• Такође можете повезати друге програме са рачуноводственим софтвером

Када имате на уму ова правила, прилично сте сигурни да своју дигиталну администрацију складиштите на исправан начин. У наставку ћемо навести још неке интересантне детаље у вези са дигиталном администрацијом.

Додатни услови и захтеви у вези са дигиталним складиштењем датотека и података

Да ли имате сачуване податке о старомодној опреми? Обавеза чувања такође значи да задржани подаци морају бити доступни. Дакле, мораћете да будете у могућности да приступите и отворите оригиналну датотеку. То значи да, на пример, стара опрема која вам омогућава приступ подацима мора бити сачувана, ако се одређене дигиталне датотеке могу консултовати само на овај начин. Можете замислити старе медије за складиштење, као што је стара дискета или старија верзија Виндовс-а. Штавише, већина рачуноводствених пакета финансијски подржава такозвани ревизорски фајл. Ревизорски досије је извод из главне књиге. Имајте на уму, међутим, да није довољно чувати само ревизијски фајл, јер не укључује све административне уносе. Штавише, имајте на уму сва електронска средства комуникације, као што су календар, апликације и СМС. Све поруке путем е-поште, ВхатсАпп-а, СМС-а, па чак и Фацебоок-а, треба чувати онолико колико се сматра да спадају у категорију „пословна комуникација“. У случају инспекције, ове информације морају бити доступне у облику који захтева инспектор. Ово правило важи и за вођење дигиталне агенде.

Више о конверзији папирне датотеке у дигитални или медиј за складиштење

Под одређеним условима, можете да преносите податке са једног медијума за складиштење на други. На пример, скенирање папирног документа или садржаја ЦД-РОМ-а на УСБ стицк. Наравно, постоје одређени услови да би се то могло учинити, а то су:

• Конверзија се врши коректно и потпуно
• Конвертовани подаци су доступни током целог периода чувања
• У могућности сте да репродукујете податке и учините их читљивим и контролисаним у разумном року

Ако то успете да реализујете, нећете више бити у обавези да чувате папирну документацију. Дакле, ако успете да испуните горе наведене услове, више не морате да чувате оригинални документ. Ово ће вам уштедети време и простор, јер више нећете имати потребу за физичком администрацијом. Дакле, у основи, дигитална верзија ће заузети место оригинала. У принципу, конверзија је могућа за све документе, са изузетком:

1. Биланс стања
2. Извештај о имовини и обавезама
3. Одређени царински документи.

Без физичке администрације, заправо можете уштедети много канцеларијског простора и себи много додатног посла. Нема више тражења старих архива или кутија за ципеле у пуњеним ормарима. Када погледате дигитални развој у последњих 10 до 20 година, мудро је направити корак ка потпуно дигиталној администрацији. Готово је немогуће икада изгубити датотеку која је сачувана дигитално, посебно када користите решење засновано на облаку. Такође, много је лакше и брже петљати дигиталне датотеке. Такође помозите свом рачуновођи. Повремено разговарајте са својим рачуновођом и покушајте да поставите администрацију на такав начин да се придржавате законске обавезе задржавања. Рачуноводствени програми на мрежи не само да пружају администрацију која се може контролисати. Са добро заштићеним заштитним зидовима и безбедним кључевима, добри рачуноводствени програми на мрежи аутоматски чувају вашу администрацију у облаку. Можете га видети као дигитални сеф, на безбедном месту, коме нико други не може приступити осим вас и вашег рачуновође. Или: пореска управа, када вам инспектор мора да провери књиге.

Intercompany Solutions може вас додатно информисати о обавези фискалног задржавања

Као што видите, постоји доста тога везано за обавезу фискалног задржавања. Мудро је да увек будете информисани о најновијим законима у вези са том темом, тако да као предузетник знате да послујете у складу са свим важећим холандским законима. Ваш рачуновођа би требало да вас информише о томе, као ио свим могућностима да се придржавате овог закона на правилан и безбедан начин. Ако немате рачуновођу и не знате како да се придржавате, или сте можда тек покренули сопствени посао и нови сте у таквим темама: у свим таквим случајевима, увек можете контактирати Intercompany Solutions. Можемо вам пружити опсежне финансијске и фискалне савете, укључујући најбољи начин да задржите одговарајућу администрацију. Такође можемо понудити подршку и савете када је у питању плаћање пореза и састављање ваше годишње пореске пријаве. Не устручавајте се да нас контактирате директно за више информација.

Извори:

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/fiscale-bewaarplicht-7-punten-waar-je-niet-omheen-kunt

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/hoe-lang-moet-ik-mijn-financiele-administratie-bewaren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/